Papierkram muss sein – Der Finanzwesir rockt 48

Das Jahr nähert sich dem Ende. Für uns heißt das: Welche Dinge sollten wir bis zum Ende des Jahres noch umsetzen? Wir sprechen eine halbe Stunde über Ablage, Auswertung und Planung. Am Ende landen wir beim Motto: Seelenfrieden durch Bürokratie und schreien Papierkram olé!

Dieses Mal: Papierkram

Überblick Papierkram

Gehaltsabrechnungen, Rechnungen, Steuerbescheide, Depot- und Kontoauzüge, Post von der Versicherung und Verträge – ab in den Schuhkarton und Deckel drauf. So wird es schwer, alles auch wiederzufinden.

Wir empfehlen deshalb die bürokratische Ablage. Der Finanzwesir macht old school in Papier. Der Finanzrocker ist hingegen digital unterwegs und verwaltet E-Papierkram mit entsprechender Software. Trotzdem sind sich Beide einig: Eine gute Ablage muss sein. Warum? Ablage ist kein Selbstzweck, sondern die erste Stufe eines dreistufigen Prozesses.

  1. Ablage
  2. Auswertung
  3. Planung

Die Planung 2017 wird im Laufe des Jahres 2018 zur Ablage und in 12 Monaten kommt dann der Soll/Ist-Vergleich. Was hat das Jahr 2018 aus der tollen Planung gemacht? Diese Erkenntnisse gehen dann in die 2018er-Planung für 2019 ein. Und so geht das Jahr um Jahr.

Die Auswertung besteht aus zwei Teilen

  1. Die Cashflow-Analyse beantwortet die Fragen
    • Der allgemeine Trend: Wie hart hat die Lebensstilinflation zugeschlagen?
    • Einmalige Effekte: Gab es extreme Sonderausgaben / Sondereinnahmen?
  2. Die Assetanalyse checkt die Wertigkeit und das Potential
    • der Arbeitskraft
    • der Immobilie
    • des Wertpapierdepots
    • von Tages und Festgeld

Außerdem checkt die Assetanalyse: Was ist drin in den Spartöpfchen fürs nächste Jahr. Geht alles klar mit Urlaub, Essen gehen, Hobbies oder muss da noch was angespart werden?

Gute Daten bedeuten auch: Die Planung geht zügig von der Hand

  1. Grobe Budetierung (Korridore für den Regelbetrieb festlegen). Beispiel: Monatlich gebe ich zwischen 150 und 200 Euro für Lebensmittel aus. Genauer muss es nicht sein.
  2. Gibt es Sonderausgaben und -einnahmen, die jetzt schon bekannt sind?
  3. Welche Software kann mich unterstützen?

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Finanzbegriffe der Woche

Peace of Mind – der Seelenfrieden. Synonyme sind: Zufriedenheit, Gelassenheit, Harmonie. Der erste Schritt zur Glücksseligkeit: Hygiene in den eigenen Finanzen. Wer finanzielle Sorgen hat, schläft nicht ruhig.

Prokrastination – die endlose Aufschieberei. Lateinisch procrastinare “vertagen”; Zusammensetzung aus pro “für” und cras “morgen”. Macht nur unglücklich. Der Leidensdruck steigt, bis man entweder den Papier-Everest abträgt oder kapituliert und alles im Schuhkarton verstaut.

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8 Antworten

  1. Höre gerade die alten Podcasts von dir und Albert zum wiederholten Mal. Gerade heute früh auf dem Weg zur Arbeit bin ich über die Episode gestolpert, in der du Moneymoney erwähnst (Folge 9: Meine Finanzen sind ein gordischer Knoten??) und heute Mittag dann quasi die ausführliche Nachfolgerfolge. Du nutzt Moneymoney also offenbar schon länger und kannst es weiterhin empfehlen, oder? ((Starmoney hast ja ja abgestoßen, oder?))

    1. Das ist aber wirklich ein Zufall! Starmoney habe ich anfangs auf einem Windows-PC genutzt. Dann bin ich auf Mac umgestiegen und habe mich dort für Money Money entschieden. Ist optisch ansprechender, kompakter und günstiger auf dem Mac. Dafür hat Starmoney viel mehr Funktionen und ist mobil nutzbar.

      Ich empfehle beides ohne Einschränkungen. Am Ende ist es eine Systemfrage.

  2. Ich habe bei meinen Dokumenten einen Mischmasch. Vieles bekomme ich elektronisch und speichere es nicht mal, z.B. die DSL- oder Handyrechnung. Girokonto und Depot laufen ebenfalls elektronisch. Gehaltsabrechnungen und Versicherungsschreine landen im Briefkasten und werden abgeheftet. Hängeregister sparen zwar Zeit, aber ich hefte gerne ab. Noch. In 10 Jahren nerven mich die vielen Ordner sicherlich.

  3. Moin moin!
    Da es im Podcast aktiv erwähnt wurde: Abbildung von “privater Rente” mit Portfolio Performance. Mir ist nicht klar wie dies gemacht werden kann. Die monatlichen Beiträge sind relativ einfach abbildbar aber wie stelle ich die eigentliche Performance oder den (jährlichen) Wert der Versicherung dar so dass ich es in meiner Vermögensaufstellung als eigenes Asset sehen und in Gesamtbetrachtungen oder bei strategischen Überlegungen berücksichtigen kann? Kannst Du dies bitte näher erläutern?
    Herzlichen Dank und schöne Grüße aus Hamburg

    1. Hallo Udo,

      meine normale Rente bilde ich nicht darüber ab, sondern nur die betriebliche Altersversorgung (BA) und die private Rentenversicherung (PR).

      Die BA bilde ich ganz einfach über ein Konto ab und trage jeden Monat meine Einzahlungen ein. Bei manchen Arbeitgebern hat man ein privates Konto, wo immer der aktuelle Stand zu sehen ist. Den kannst Du dann natürlich auch übernehmen. Das habe ich im öffentlichen Dienst jedoch nicht.

      Die PR bilde ich über ein separates Depot ab, wo ich meine enthaltenen Fonds und Einzahlungen ebenfalls eintrage. So lässt sich diese auch einfach vom normalen Aktiendepot trennen und ich habe einen genauen Verlauf und die Gesamtsumme.

      Ohne die beiden Sachen würde mir eine fünfstellige Summe im Vermögen fehlen. Deshalb ist es so wichtig, das abzubilden. Gleiches gilt übrigens auch für Immobilien.

      Viele Grüße
      Daniel

  4. Hallo,

    erst einmal: Euer Podcast ist klasse.

    Zum Thema:
    Ein Richtig oder Falsch gibt es m. E. genauso wenig wie das perfekte Tool. Was man in welcher Kombination nutzt, hängt von den persönlichen Vorlieben ab und dem Aufwand den man dafür betreiben möchte. Ich persönlich setze drei Tools ein:

    1. Liquiditätsplanung (Excel)
    Für jedes Jahr ein Blatt mit 12 Monatspalten, in den Zeilen stehen die Einnahme- und Ausgabeblöcke:
    a. Einahmen
    – Übertrag aus Vormonat
    – Gehalt
    – Zinsen, Dividenden
    – Übertrag von anderen Konten (z. B. Wertapier-Verkäufe)

    b. Ausgaben (in Blöcken geclustert: Sparen, Versicherung, Wohnen, Mobilität und Sonstiges)
    – für fixe Zahlungen erhält jeder Empfänger eine eigene Zeile (damit ich auf einen Blick sehen kann, dass mich z. B. die Autoversicherung im Januar x € kostet)
    – ETF-Sparpläne erhalten eine Zeile je Zahlungszeitpunkt (z. B. Consors 15. d. M.), auch wenn mehrere ETS bespart werden
    – Kreditkartenzahlungen werden (je Karte) als Summe von Einzelbeträgen in eine Zeile zusammengefasst, um die Gesamtabbuchung schnell ablesen zu können (z. B. =50+4,99+…). Ich muss dazu sagen, dass ich wann immer es geht, mit Kreditkarte zahle. Der Grund dafür ist, dass Zahlungen von heute erst mein Budget des Folgemonats belasten und damit absolut planbar sind.
    – Für Geldautomatenabhebungen und EC-Kartenzahlungen wird jeweils ein Planbetrag je Monat eingetragen, der dann im Laufe des Monats durch den Istwert überschrieben wird (sonst stimmt im Folgemonat der Übertrag nicht), eine Differenzierung an Hand von Kassenzetteln nach Ausgabenarten (Lebensmittel, Hobbies usw.) mache ich nicht.

    Das einfache Excelfile hat den Vorteil, dass ich die Blätter von Jahr zu Jahr kopieren kann und nur einzelne Werte aktualisieren muss (Kostenerhöhungen, Gehaltsanpassungen) und die Planung für das neue Jahr schnell fertig habe.

    2. Banking und Gesamtüberblick (Wiso Mein Geld)
    Hier sind alle Konten abgebildet (Giro-, Tagesgeld, Kreditkarten, Altersversorgung, Immobilienfinanzierung). Alles was online abgefragt werden kann, erfolgt direkt aus dem Tool. Für Altersvorsorge (private und gesetzliche Rente) habe ich in der Software manuelle Konten angelegt, die dahin geflossenen Einzahlungen und die Größe des ersparten Topfes habe ich so im Blick. Dadurch weiss ich zwar nicht, was aus einer Riester-Rente oder betrieblichen Altersvorsorge an monatlicher Rente zurückfließt, ich habe aber ein Gefühl für den Wert, der dort aufgebaut wurde. Auch die eigene Immobilie ist bspw. als Konto mit Buchungen für Kaufpreis und wertsteigernden Ausbauten abgebildet.
    Der manuelle Aufwand hält sich ebenso in Grenzen wie das Thema “Papierkram”, da praktisch alles an einer Stelle abgebildet ist. Ich habe mich organisatorisch somit in vielen Aussagen des Finanzrockers wiedergefunden.
    Der Einsatz der Software hat für mich auch Sicherheitsgründe, da die Daten passwordgeschützt lokal auf der Festplatte liegen und ich für die meisten Banktransaktionen keine Website aufrufen muss.

    3. Depotverwaltung (Portfolio Performance)
    Das Tool habe ich durch den Podcast kennengelernt (danke dafür) und setze ich ein, um Transparenz über die einzelnen Transaktionen und den Gesamtwert aller Wertpapierdepots (mehrere ETFs) zu haben.

    Gruß aus Hamburg

  5. Hallo Daniel,

    mittlerweile höre ich sowohl deinen als auch den gemeinsamen Podcast mit dem Finanzwesir seit gut 2 Jahren. Schon ein paar Mal war ich kurz davor einen Kommentar zu verfassen. Nun soll es auch endlich soweit sein.

    Da ich die familiären Finanzen wie ein Unternehmen führe, was sich mitunter durch eine jährliche Bilanz ausdrückt, nutze ich u.a. ein eigenes Tagesgeldkonto für Rückstellungen.

    Zwar sind nicht alle Verbindlichkeiten in Zeitpunkt und Höhe unbekannt, dafür garantiert mir diese Vorgehensweise stetige Liquidität, Planbarkeit, Zufriedenheit und zu guter Letzt eine marginale Verzinsung.

    Das Vorgehen ist sehr simpel.

    1. Sämtliche jährlich wiederkehrende Ausgaben für Sach- und Personenversicherungen werden von monatlicher Zahlweise auf einen Jahresbeitrag bzw. Prämie umgestellt. Oftmals lässt sich dadurch schon eine einmalige Kostenreduzierung der Versicherung von 5% – 10% realisieren.

    2. Planbare Ausgaben wie Mitgliedsbeiträge für Sportvereine, Kfz Steuern oder die GEZ werden ebenfalls als jährlich einmal anfallende Ausgaben deklariert.

    3. Nicht planbare Ausgaben in teilweise variierender Höhe und unbekanntem Zeitpunkt des Mittelabflusses wie z.B. Inspektionskosten für Kfz oder auch Nebenkosten für die Mietwohnung, gelten als Rückstellungen.

    4. Sämtliche unter Punkt 1 – 3 genannten Ausgaben und Rückstellungen werden zu einem Jahresbetrag aufsummiert. Dieser wird anschließend durch 12 Monate dividiert und monatlich per Dauerauftrag 3 Tage nach dem Gehaltseingang – bezahle dich immer zuerst, auf ein Tagesgeldkonto überwiesen.

    5. Tritt nun der unausweichliche Zeitpunkt ein, dass bspw. die Kfz Steuer fällig wird, überweise ich den betreffenden Steuerbetrag, per Terminüberweisung mit 1-2 Tage vor Zahlungsziel, vom Tagesgeldkonto auf das Girokonto und tätige die anschließende Zahlung bzw. Lastschrift.

    Auf diese Weise können mich keine bekannten planbaren Ausgaben mehr kalt erwischen. Unvorhergesehene Ausgaben deckt das Notfallkonto ab.

    Einen Anbieter für automatische Reminder und Kündigungsfristen nutze ich ebenfalls und reduziere ggf. von Jahr zu Jahr die Kostenquote zusätzlich. Da verlängert sich das Vermögen.

    Beste Grüße
    Marcus

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